Contractsecretaris

Contractsecretaris
  • Haarlem

Website juistdeta Juist Detachering BV

Opdrachtgever:

De sector Kwaliteit, Beheersing en Informatie (KBI) valt onder de directie Beheer en Uitvoering (B&U) en zorgt voor de project-, programma- en sector advisering en ondersteuning voor heel B&U op het gebied van Projectcommunicatie, Projectbeheersing, Kwaliteitsmanagement, Informatiemanagement, Management- en Informatiebeheer.

De sector KBI is een flexibele, snel reagerende sector die inspeelt op de behoefte van de gehele B&U organisatie. De sector heeft als doel de groeiende vraag naar professionele advisering en ondersteuning te beantwoorden door excellente kennis en vaardigheden op de verschillende gebieden. De ontwikkeling van de rol van contractsecretaris valt ook hieronder. Op dit moment zijn diverse contractsecretarissen (in opleiding) werkzaam binnen verschillende IPM teams. Binnen de sector KBI vindt opleiding, coaching en kennisuitwisseling plaats. De sector kan op dit moment met de huidige bezetting de capaciteitsvraag vanuit de gebiedscontracten Zaanstreek-Waterland en Gooi- en Vechtstreek niet invullen. Met deze uitvraag beoogt de sector KBI een contractsecretaris in te kunnen zetten in het IPM team van beide gebiedscontracten.

Wat ga je doen?

De contractsecretaris maakt binnen een IPM-team deel uit van het contractenteam. Het team bestaat uit de contractmanager, toetscoördinator en contractsecretaris. De contractsecretaris adviseert en ondersteunt de contractmanager, bewaart het overzicht van contractuele deadlines en andere verplichtingen van zowel de provincie als de opdrachtnemer, inclusief de daaruit voortvloeiende correspondentie in de uitvoeringsfase en ondersteunt door een inhoudelijke bijdrage aan de contractinhoud tijdens de contractvorming te leveren. De contractsecretaris geeft gevraagd en ongevraagd advies over (te verwachten) Voorstellen tot Wijzigingen, Wijzigingen, Prestatieverklaringen en contractuele issues.

(Overige) werkzaamheden die tot het taakveld behoren:
– zorgdragen van een eerste beoordeling van de contractuele rechtmatigheid van VTW’s van ON;
– verzorgen van de nodige beoordeling van contractwijzigingen van ON en gebiedsbeheerder;
– verzorgen van de nodige beoordeling van Aflever- en opleverdossiers in samenspraak met TM;
– bewaken en controleren van de juiste verwerking van gegevens in het OMS;
– in Visi registreren en distribueren van Contractuele Documenten binnen het betrokken toetsteam en bewaken van de reactietermijn;
– bijhouden van logboek voor contractissues;
– vullen, onderhouden en bewaken van het contractarchief in Visi en overdracht naar Verseon in samenspraak met de projectmedewerker;
– verzorgen van contractcorrespondentie;
– zorgdragen voor aansluiting bij de afhandeling van correspondentie op de protocollen van de provincie-organisatie in afstemming met de projectmedewerker van het project;
– pro-actieve “waakhond” binnen het IPM-team die de teamleden aanspreekt op te nemen acties/te verzenden correspondentie vanuit standpunt om claimrisico’s te minimaliseren;
– behandelen binnengekomen contractuele documenten op aangeven van de contractmanager;
– bewaken tijdige en inhoudelijk volledige afhandeling van contractuele documenten;
– het opstellen van wijzigingsvoorstellen namens OG;
– inhoudelijk voorbereiden en coördineren van in- en externe projectvergaderingen inclusief het bijwonen ervan;
– zorgdragen voor verslaglegging en controle op concept notulen;
– bewaken contractuele reactietermijnen, signaleren knelpunten en aandragen oplossingen;
– het creëren en bijhouden van diverse overzichten.

Daarnaast wordt van de medewerker verwacht dat hij/zij fungeert als sparringpartner voor de contractsecretaris (in opleiding) die werkzaam zijn binnen de provincie en ook proactief kennis uitwisselt binnen het vakgebied en de sector KBI.

Nuttig om te weten

Aantal uren per week

36

Standplaats

Haarlem

Startdatum opdracht

1 april 2020

Einddatum initiële opdracht

31 maart 2021

Optie tot verlenging

2 maal 1 jaar

Om te solliciteren op deze vacature stuurt u uw sollicitatie naar arnold@juistdetachering.nl